Catering na spotkaniu, uroczystości lub wydarzeniu plenerowym wymaga koordynacji organizatora i dostawcy. Posiłki mogą być przewożone i podawane przez kilka godzin, często poza profesjonalną kuchnią. Dlatego już przy zamówieniu warto ustalić, jak potrawy będą chronione, w jakiej temperaturze mają być przechowywane i kto odpowiada za obsługę bufetu.
Jak wybrać dostawcę i ustalić odpowiedzialność?
Przed zamówieniem podaj liczbę gości, miejsce, przewidywany czas wydarzenia i dostępne zaplecze. Zapytaj dostawcę o sposób przewozu potraw, warunki ich przechowywania oraz czas od przygotowania do podania. Ustal, kto dostarcza pojemniki, urządzenia do utrzymania warunków i obsługę bufetu.
Jeżeli wydarzenie odbywa się w plenerze, uwzględnij pogodę, osłonę przed słońcem, kurzem i owadami oraz dostęp do wody i miejsca na odpady. Nie zakładaj, że ustawienie potraw na stole wystarczy na cały czas trwania imprezy. Plan powinien przewidywać uzupełnianie dań mniejszymi porcjami i usuwanie potraw, które nie mogą być bezpiecznie podawane.
Uzgodnij z dostawcą:
- czas i sposób transportu,
- warunki podawania poszczególnych potraw,
- zakres odpowiedzialności po dostarczeniu.
Jak chronić potrawy podczas transportu i ustawiania?
Potrawy powinny być przewożone w czystych, zamkniętych pojemnikach przeznaczonych do kontaktu z żywnością. Po dostawie sprawdź opakowania i zgłoś uszkodzenia przed rozstawieniem bufetu. Nie stawiaj jedzenia bezpośrednio na podłodze ani obok środków chemicznych, odpadów lub przedmiotów, które mogą je zanieczyścić.
Rozstaw bufet w miejscu osłoniętym od słońca, wiatru i ruchu osób postronnych. Użyj przykryć lub osłon, a przy potrawach zapewnij czyste sztućce do nakładania. Nie łącz świeżo dostarczonych porcji z resztkami, które przez dłuższy czas były wystawione.
Po dostawie:
- obejrzyj opakowania,
- ustaw potrawy w czystym i osłoniętym miejscu,
- zapewnij osobne sztućce do każdego dania.
Jak przekazać informacje o składzie i alergenach?
Przy każdym daniu umieść czytelną nazwę i informację o składzie zgodną z danymi dostawcy. Zadbaj, by goście mogli dowiedzieć się, które składniki alergenne są obecne w potrawie. Jeśli receptura została zmieniona albo dostawca nie potwierdził składu, nie dopisuj informacji na podstawie przypuszczeń.
Wyznacz osobę, która może odpowiedzieć na pytania i sprawdzić informacje u caterera. Nie zmieniaj łyżek ani szczypiec między potrawami, jeśli mogłoby to przenieść składniki. Osobom z alergią nie obiecuj bezpieczeństwa, którego organizator nie może zagwarantować; przedstaw dokładnie dostępne informacje i pozwól im podjąć własną decyzję.
Przy bufecie zadbaj o:
- nazwy dań i potwierdzone informacje o alergenach,
- osobne przybory do nakładania,
- osobę, która zna skład i potrafi go sprawdzić.
Jak kontrolować bufet w trakcie imprezy?
Wyznacz osobę do regularnego sprawdzania stanu potraw, osłon, przyborów i warunków przechowywania. Uzupełniaj bufet mniejszymi porcjami, zamiast wystawiać całość z wyprzedzeniem. Zabrudzone sztućce wymieniaj, a rozlane jedzenie usuwaj natychmiast, by nie przenosić go na inne naczynia.
Nie przechowuj resztek z bufetu do późniejszego wykorzystania, jeśli nie można potwierdzić ich warunków i czasu podawania. Ustal z dostawcą, jak postąpić z niewydanymi potrawami. Po zakończeniu imprezy oczyść stoły, zabezpiecz odpady i nie zostawiaj otwartego jedzenia w pomieszczeniu.
Jeżeli na wydarzeniu są dzieci, osoby starsze lub goście z alergiami, sposób podawania i informowania o potrawach zaplanuj przed rozpoczęciem imprezy. Ustal, kto będzie odpowiadał na pytania, gdzie można sprawdzić skład i jak obsłużyć zmianę w menu w dniu wydarzenia. Nie ustawiaj oznaczeń z alergenami przypadkowo ani nie pozwalaj, by dekoracja zasłaniała informację. Wydziel miejsce na czyste zapasowe przybory, aby zabrudzone można było natychmiast wymienić. Podczas długiej imprezy kontroluj godzinę wystawienia potraw i stan osłon. Jeśli nie da się ustalić, jak długo jedzenie stało poza odpowiednimi warunkami, nie serwuj go ponownie. Uzgodnij z dostawcą sposób odbioru i usunięcia resztek.
Przy wydarzeniu plenerowym przygotuj rozwiązanie na wypadek deszczu, upału, opóźnionego transportu albo braku zasilania. Zmiana miejsca ustawienia bufetu może wymagać ponownego sprawdzenia, czy potrawy są chronione przed kurzem i owadami. Nie pozwalaj, by goście przenosili przybory między naczyniami. Po zakończeniu usuń żywność zgodnie z ustaleniami z dostawcą i posprzątaj strefę wydawania. Organizator powinien wiedzieć, do kogo zgłosić reklamację lub podejrzenie nieprawidłowości po wydarzeniu.
W trakcie wydarzenia:
- kontroluj osłony i czystość przyborów,
- wymieniaj porcje zamiast mieszać resztki,
- usuwaj potrawy, których warunki podawania są niepewne.
Bezpieczny catering wymaga uzgodnienia warunków transportu i podawania, osłoniętego bufetu, czystych przyborów oraz aktualnych informacji o składzie. Wyznacz osobę do nadzoru i uzupełniaj potrawy mniejszymi porcjami. Nie wykorzystuj ponownie resztek, których czasu i warunków przechowywania nie można potwierdzić.